Общий отдел является структурным подразделением аппарата акима города, функционально обеспечивающим всю его документационную деятельность.
В своей деятельности руководствуется  Конституцией Республики Казахстан, законом «О местном  государственном управлении в Республике Казахстан», актами Президента и Правительства Республики Казахстан, акимов области и города, Положением об аппарате акима города, регламентом  и настоящим положением. Взаимодействует со структурными подразделениями аппарата акима, аппаратами акимов сельских округов, другими структурами государственного управления  города и региона.
Работа общего отдела строится в соответствии с перспективным планом работы аппарата акима города и текущими   планами общего отдела.

Задачи и направления работы

            Общий отдел осуществляет документационное обеспечение деятельности  акима города, его заместителей, акимата города и аппарата акима:

1. ведет делопроизводство, контролирует прохождение документов, регистрирует, ведет учет и обеспечивает сохранность актов акима города;
2. принимает участие в подготовке и проведении заседании акимата города, обеспечивает их протоколирование, организует выпуск и оперативное доведение до исполнителей принятых решений и распоряжений акима города, постановлений акимата;
3. обеспечивает квалифицированный и своевременный перевод решений, распоряжений, материалов акимата и других актов, принимаемых акимом города и акиматом;
4. еженедельно обеспечивает протоколирование планерного совещания акима города;
5. регистрирует, осуществляет контроль за рассмотрением поступивших устных и письменных обращений граждан;
6. организует личный прием граждан в аппарате акима города, по месту жительства  руководством города;
7. формирует номенклатуру дел аппарата акима города, принимает к хранению законченные делопроизводством документы работников и отделов аппарата акима города;
8. обеспечивает печатание, копирование, оперативное размножение и доведение до исполнителей документов;
9. организует методическую работу и практическую помощь аппаратам акимов сельских округов, городских комитетов, управлений в вопросах делопроизводства;
10. обеспечивает прием и отправку информации по электронно-компьютерной  сети (электронной почте) и по факсовому аппарату.

Права общего отдела

            Руководствуясь Положением об аппарате акима города и Инструкцией по организации делопроизводства в аппаратах местных исполнительных органов общий отдел имеет право:

1. осуществлять проверку деятельности аппаратов акимов сельских округов, работу с документами в комитетах и управлениях, отделах аппарата акима города, производственных объединениях и учреждениях;
2. запрашивать в установленном порядке необходимую информации и справочный материал;
3. осуществлять проверки по вопросам контроля и проверки исполнения документов, состояния работы по рассмотрению  писем и обращений граждан;
4. требовать от исполнителей доработки документов, представленных с нарушением установленных требований;
5. проводить совещания и семинары, консультировать по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела;
6. участвовать в работе совещаний в аппаратах акимов сельских округов, городских управлений, комитетов;
7. вносит предложения по улучшению организации делопроизводства в отделах аппарата акима города, комитетах и управлениях , аппаратах акимов сельских округов;
8. оказывать практическую помощь на местах по вопросам делопроизводства и принимать оперативные меры по устранению выявленных нарушений и недостатков.

Организация работы общего отдела 

            Деятельность общего отдела осуществляется административными государственными служащими и техническими работниками, работа которых регламентируется  должностными  инструкциями и распределением обязанностей, утвержденными руководителем аппарата акима города.

Руководство деятельностью общего отдела

            Общее руководство деятельностью общего отдела, рассмотрение и утверждение планов работы возлагается на начальника общего отдела, который:

• обеспечивает эффективную работу, оперативное взаимодействие с отделами аппарата акима города и осуществляет контроль за деятельностью работников отдела;
• составляет и согласует с руководителем аппарата акима города функциональные и должностные инструкции работников общего отдела;
• вносит предложения с применением к работникам общего отдела мер поощрения и взыскания;
• несет персональную ответственность перед руководством за работу общего отдела;
• обеспечивает обучение работников общего отдела;
• обеспечивает подготовку совещаний при акиме города и заседаний акимата города, протоколирование;
• организует работу по выпуску, регистрации и доведению до исполнителей решений и распоряжений акима города, постановлений акимата города;
• обеспечивает взаимодействие в работе с документами с областными  органами управления, отделами и другими подразделениями аппарата акима города;
• рассматривает поступающую и другую корреспонденцию и определяет порядок их движения и контроля;
• утверждает сводную номенклатуру дел несекретного делопроизводства в аппарате акима, составляет график отпусков работников общего отдела;
• контролирует соблюдение требований Инструкций по делопроизводству;
• обеспечивает в деятельности аппарата акима города исполнение Закона « О языках» Республики Казахстан И Указа Президента РК, имеющего силу Закона «О порядке рассмотрения  обращений граждан»№ 234 от 19 июня 1995 года;
• руководит разработкой Инструкций и методических пособий по делопроизводству, принимает меры по совершенствованию стиля и методов  работы общего отдела, оптимизации документооборота в аппарате акима города;
• вносит предложения руководителю аппарата акима города по вопросам материального обеспечения деятельности отдела и аппарата акима .